E-mail komunikacija, jednako kao i komunikacija uživo, ostavlja dojam o vama. I dok za onu uživo koristimo i govor tijela, kod pisane je jedino riječ ta koja nas predstavlja, pa je tako i veći rizik da nas pogrešno shvate. Još kad uzmete u obzir da je nekad to jedini način komunikacije s klijentima, znači da će oni samo na temelju pisane riječi stvoriti sliku o vama. Zato je važno promisliti o tome što i kako pišete.
Najvećih 6 e-mail pogrešaka
Karijerna trenerica i specijalistica za vodstvo Shivani Bhagi navela je šest pogrešaka koje stvaraju lošu sliku o vama, a koje morate ispraviti kako biste podigli svoju reputaciju.
1. Osnovne pogreške u pisanju
Svakome se dogodi neki tipfeler kojeg jednostavno ne vidimo. I on vam neće narušiti reputaciju, no ukoliko se neke pogreške javljaju (pre)često, to ipak može utjecati na sliku o vama. Nepoznavanje materinjeg jezika može dovesti u pitanje vaše obrazovanje i stručnost, a to svakako želite izbjeći, zar ne?
Kada pišete e-mail, prije slanja svakako ga barem još jednom pročitajte, a kako biste se riješili svih jezičnih nedoumica, postoje i korisne internetske stranice gdje možete provjeriti ispravnost vaše poruke.
2. Nedostatak strukture
Pripazite da ne pošaljete nejasan e-mail u kojem primatelj poruke neće moći dešifrirati što zapravo želite. Osim što će ovo stvoriti lošu sliku o vama, usporit će i obavljanje zadatka.
Obratite pozornost na naslov e-maila, jer već dobar naslov može pokazati što zapravo želite. Također, pripazite i na strukturu, koja će pokazati što zapravo želite ovim e-mailom postići. Ako možete, uključite i činjenice i brojke, kako bi sve bilo jasnije.
Dobar je način i da isticanje rješenja, umjesto da prvo navodite problem. Na taj način primatelj poruke to neće shvatiti kao napad ili optužbu, već kao pomoć i želju za suradnjom.
3. Previše informacija i dugačke rečenice
Dobra struktura znači da pišete jednostavne i jasne rečenice, ali da to ne bude cijeli roman. Tko ima vremena čitati dugačke e-mailove na poslu? Mnogi će duge mailove odmah zatvoriti, a poprilično je upitno hoće li ga kasnije ponovno otvarati.
Ako je nešto toliko komplicirano i složeno da dugo trebate objašnjavati, možda e-mail nije pravo rješenje da to iskomunicirate. U tom slučaju, preporučuje se telefonski poziv ili sastanak uživo.
4. Neodređenost i premalo informacija
Ako mislite da će vam druga strana čitati misli i znati što ste zapravo htjeli reći (a niste!), to je zaista neprofesionalno. Osnovne informacije o imenima, datumima, nazivima proizvoda i slično obavezno uključite i nikako nemojte nagađati što bi oni trebali znati.
5. Tko sve zaista treba vidjeti poruku?
Razmislite kome zaista treba stići vaš e-mail i kome su potrebne informacije koje dijelite. Nema potrebe da uvijek uključujete „odgovori svima“ ili da uporno stavljate u kopiju e-maila i one kojih se određena poruka ne tiče.
6. Pogrešan ton
Pažljivo birajte riječi koje ćete koristiti u e-mailu jer se one ponekad mogu i pogrešno shvatiti. Pazite kako ne biste ispali arogantni, uvredljivi ili neozbiljni, jer će ljudi tada izbjegavati komunikaciju s vama. Budite pažljivi i s velikim i malim slovima, jer netko velika slova može protumačiti kao agresivan ton.
Poslana poruka teško se briše i toga budite svjesni, stoga oprezno kod pisanja!
Foto: Pexels
