10 pravila poslovnog dopisivanja putem e-maila

Poslovno_dopisivanje_putem_e-maila

E-mail je u Hrvatskoj već gotovo dva desetljeća uobičajeno sredstvo komunikacije u poslovnom svijetu. Učestalost i raširenost upotrebe elektroničke pošte pridonijela je boljem upoznavanju ljudi iz poslovnog okruženja te je, slijedom istog, manje u formalnoj komunikaciji. S druge strane te s pravne točke gledišta, e-mail se sve češće smatra službenim dokumentom pa njegov sadržaj treba shvatiti vrlo ozbiljno.

Poslovno dopisivanje putem e-maila

S obzirom na raznolikost sadržaja e-maila, teško je dati kratak pregled svih njegovih dijelova – uvodni dio, glavni dio i zaključni dio – pa će se sadržaj ovog članka usredotočiti na pozdravne poruke na početku (salutation) i kraju (closure) koje se mogu primijeniti neovisno o tome što je tema ili subject elektroničke pošte. Izbor poruka ovisi o vrsti odnosa između osobe koja piše i primatelja poruke. S obzirom da sam u praksi primijetila da puno ljudi, osobito oni koji ne pišu često e-mailove, zapne već na tom prvom koraku u sastavljanju poruke pa se nadam da će sljedeći primjeri pomoći u rješavanju nedoumica.

Slijedi odbrojavanje od 10 do 1, odnosno od najformalnije prema manje formalnim porukama.

10. Ako kontaktirate neku organizaciju ili tvrtku prvi puta na info@… i nemate osobu za kontakt, najformalnija poruka je:

Dear Sir

<e-mail content>

Yours faithfully

Laura Freeman

9. Ako pišete osobi koju ne poznate ili pak osobu poznate, ali situacija zahtijeva formalno obraćanje, koristite prezime ispred kojega stavite titulu Mrs (gđa) ili Mr (g.). Nekad se u engleskom jeziku koristila i titula Miss za neudane žene, međutim u zadnje vrijeme se umjesto Miss i Mrs koristi neutralni oblik Ms, koji se koristi općenito za žensku osobu bez obzira na njezin bračni status.

Dear Mrs / Ms / Mr Collins

<e-mail content>

Yours sincerely / Yours truly / Sincerely

Laura Freeman

8. Slijedi još jedan formalan pozdrav u situaciji kad biste se u hrvatskom jeziku osobi obraćali s Vi iako ju poznate ili pak kad pišete osobi koju ne znate, ali prilika nije jako formalna.

Dear Mrs / Ms / Mr Collins

<e-mail content>

Kind regards,

Laura Freeman

7. Poruka osobi kojoj se obraćate s Vi ili ti u hrvatskom, a s poštovanjem i uz određenu poslovnu distancu sadrži pozdrave poput:

Dear Nancy / John

<e-mail content>

Best regards

Laura Freeman

6. Osobu kojoj se obraćate s ti i koju znate te s kojom se čujete često u poslovnom kontekstu, pozdravit ćete s:

Hello Nancy / John

<e-mail content>

Regards / Best regards / Best wishes

Laura

5. Dugogodišnja poslovna suradnja unutar tvrtke ili van nje može, zahvaljujući stalnim kontaktima, prerasti i u svojevrsni prijateljski odnos ili stav pa u tom slučaju možete koristiti sljedeće pozdravne poruke:

Hi Nancy / John

<e-mail content>

All the best / Best wishes / Best

Laura

4. Kolege na poslu s kojima često komunicirate, kao i prijatelje, možete pozdraviti na sljedeći način:

Hey Nancy!

<e-mail content>

Bye for now,

Laura

3. Ako kolegi ili prijatelju šaljete često poruke i možda u situaciji kad nemate puno vremena za pisanje, a želite na ljubazan način osloviti primatelja, osobito ako se radi o prvom u nizu budućih e-mailova, napišite sljedeće:

Dear Nancy / John

<e-mail content>

Laura

2. Nakon što ste već tijekom dana poslali istom primatelju nekoliko poruka, umjesto pozdrava, moguće je primatelja jednostavno samo direktno osloviti.

Nancy

<e-mail content>

Laura

1. Najkraći i najneformalniji pozdrav svakako je Hi, a i on može izostati kod brzog dopisivanja s osobom koju dobro znate.

Hi

<e-mail content>

L.

Ovo nije iscrpan popis mogućih kombinacija niti su navedene sve moguće pozdravne poruke, već one najčešće koje će vam, nadam se, pomoći u pisanju e-mailova.

Autorica: Jasminka Šturlić

Foto: Pixabay

Nema komentara

Komentirajte

Vaša email adresa neće biti objavljena.