Pripremili ste teren u tvrtki i definirali realne ciljeve, a većina zaposlenika osim što shvaća počela je stvarno vjerovati da ne odustajete od uvođenja performance managementa.
Jer ste im najavili fazu 2.
Faza 2. Performance managementa – praćenje radnog učinka i ključnih ponašanja zaposlenika
Tijekom faze praćenja naravno da se trebate podsjetiti što ste to (koje ciljeve definirali /koje povezane aktivnosti planirali) početkom godine.
Nadam se da imate zabilježeno u nekom sažetom formatu (obrascu) u nekom vama prikladnom alatu za praćenje radnog učinka zaposlenika bitno za svakog zaposlenika za kojeg ste zaduženi.
Jer ciljevi /aktivnosti koje ste definirali početkom godine daju vam smjer/okvir za praćenje radnog učinka kao i “meso“ za pitanja naintervjuu za praćenje radnog učinka i/ili u živoj ad-hoc komunikaciji sa zaposlenicima tijekom njihova rada.
Pa NPR. u fazi 1 ste prolazili
- Koje konkretne ciljeve taj živi zaposlenik u toj tekućoj godini (mjesečno, kvartalno ili kontinuirano) planira realizirati svojim aktivnostima prema opisu posla, sudjelovanjem u projektima, na koje načine, uz koje resurse…
A sada u fazi 2
se referirate na definirano i prilagođavate prema potrebi ne čekajući predugo…
- provjeravate kvalitetu učinjenog i vremenske dionice – gdje smo sada (krajem mjeseca/krajem kvartala/ na polovici godine…)
- provjeravate ima li bitnijih ometača (vanjskih ili internih) za konkretnog zaposlenika na putu za realizaciju ciljeva…
- prema definiranim provjerljivim i mjerljivim doprinosima – opažate, usmjeravate ljude i akcije, modificirate ciljeve ako je zbog objektivnih okolnosti (velike bolesti, pandemije, dugotrajna bolovanja zbog teških bolesti više ključnih suradnika kolega iz tima) nužno redefinirati ciljeve i regrupirati se da se izvuče što je moguće prije i sa što manje štete za tvrtku i klijente i zaposlenike…
- provjerite sa čovjekom treba li mentorstvo, plaćenu vanjsku edukaciju ili samo “malo više“ vremena za, recimo, određenu projektnu dionicu (realno i iskreno porazgovarajte)
Pročitajte više: Performance management – pripremite zdravo tlo u tvrtki prije uvođenja!
Kako efikasno provesti praćenje radnog učinka (2. faza)
Lako ako smo definirali održive i realne (SMART ili nekom drugom tehnikom) ciljeve mjesečne/ kvartalne i ako mi kao voditelji zadržimo fokus na bitno i pratimo…
- termine isporuke,
- očekivane formate
- kvalitetu isporuke
- odnos (komunikacije) prema klijentima…
a, ako unaprijed imamo definirano kroz kvalitetnu analizu radnih mjesta koliko je prosječno potrebno vrijeme za npr.:
- izradu ponude klijentu
- Izradu prezentacije kupcu za Y proizvod/ Z uslugu…
- obavljanje 1. razgovora/1. edukacije o kupljenoj aplikaciji s novim klijentom
- pakiranje paketa proizvoda Y
- dostavu paketa Y u krugu od X kilometara itd.
- odradu implementacije za dionicu X – temeljem ugovorene suradnje s klijentom i definirane projektne dinamike i sadržaja
i vodimo pri tome računa koju razinu kvalitete isporuke očekujemo…
i kako se naši suradnici odnose prema klijentima, kako komuniciraju, daju li jasne informacije/upute…
tada ćemo u praksi lako znati prilagoditi i odabrati koji načini praćenja / što je prikladno za koje zaposlenike ovisno i o njihovom prethodnom iskustvu, kompetencijama i složenosti samog posla koji obavljaju.
Pa osim npr. mjesečnih/kvartalnih intervjua sa zaposlenicima, možemo i:
- direktno opažati izvršenja aktivnosti
- tražiti feedbackove relevantnih klijenata /suradnika koji rade isto složen posao u vrlo sličnim uvjetima (posebno kod dijeljenih ciljeva) …
- kontrolirati uratke po nekoliko kriterija (npr. kvaliteta, rok isporuke, broj grešaka/ispravaka i definiranih standarda izvršenja (mjesečno, po dionicama projekata)
- ad hoc komunicirati i u hodu provjeravati
Pročitajte više: Performance management – ciljeve planirajte i realno definirajte
Nismo svi isti i ne trebamo biti…
Podsjetimo se da nemaju svi zaposlenici iste:
1. sposobnosti
2. osobnost
3. motivaciju
4. energiju za rad
5. radne vrijednosti
Budimo i dovoljno realni pa računajmo s time da će za intelektualni rad, od 8 sati, korektni zaposlenici (srednje iskusni i srednje angažirani kakvih je u praksi najviše) efektivno raditi oko 6 sati od tih 8 (i to je još dobro) a ostalo vrijeme:
- umrežavaju se (on i offline)
- puše ili samo gledaju “u prazno“ ili “razmišljaju o životu“
- ordiniraju daljinski s djecom, starijim roditeljima ( jer je to isto njihov život koji ne čeka…)
- slušaju redundantne “analize” sastanaka od frustriranih kolega
- idu na wc više puta…
Tijekom tog procesa praćenja bitno je održavati dvosmjernu komunikaciju.
Bitno je poticati ljude da vam daju feedback ali i vi njima dajte feedback koji neka bude konkretan (što i kako i kada trebaju drugačije ili kvalitetnije).
Samo praćenje rada i radnog učinka zaposlenika bez pružanja konkretne podrške ljudima, kada je stvarno trebaju, je dugoročno promašena rabota.
Jer zaposlenici su (bar za sada) ljudi, koji svaki dan oblače “odjeću“ svojih poslovnih uloga.
Nema potrebe da u fazi praćenja radnog učinka ta “odjeća“ postane tijesna ili da se pohaba od previše stisaka, posebno ne na mjestima gdje nema uopće potrebe “tiskati“ ljude.
Korektni zaposlenici će u bitnome korektno raditi ali još i bolje ako vide da vam je stvarno stalo i da slavite skupa male uspjehe a greške brzo uočavate, osvještavate skupa i popravljate “u hodu“.
Jer samo savršeni ne griješe.
A takve savršene, u preko 30 godina rada s ljudima i organizacijama, nisam upoznala.
Autorica: mr. sc. Andreja Bakula
Kolumna ‘HR u uredu’ autorice mr. sc. Andreje Bakula, prof. psihologije i vlasnice AB.PRO obrta za poslovne usluge, donosi pregled naprosto nužnih HR praksi koje su potrebne da sve bude u redu u uredu. Autorica je nakon 29 godina intenzivnog rada s ljudima i organizacijama u svim područjima HR-a, 2022. godine osnovala AB.PRO obrt za HR usluge. Provela je više od 7.500 selekcijskih intervjua, intervjua za zapošljavanje, profesionalni razvoj i (pr)ocjenjivanje radnog učinka. Konstantno se usavršavala i učila i – mentorirala ljude u svom poslovnom okružju da rastu. Članice Women in Adria imaju 30 do 40 posto popusta na usluge AB.PRO.
Foto: Canva / Privatna arhiva
