Sezona godišnjih odmora brzo prođe, a s krajem ljeta na horizontu se već nazire jedan od ključnih projekata – priprema budžeta za iduću godinu. Kako bi osigurali stabilno poslovanje i usmjerili financijski tok u željenom smjeru, izuzetno je važno napraviti detaljan i realan budžet.
Velika poduzeća i kompleksni višegodišnji projekti započinju s izradom budžeta već krajem ljeta. Tijekom jeseni ti planovi poprimaju konkretnije oblike, a menadžeri ih potom prezentiraju vlasnicima, investitorima ili nadzornim odborima. Faza “obrane budžeta” je za njih ključna, jer nakon odobrenja budžeta, timovi dobivaju jasnu sliku s čim raspolažu u idućoj godini, a time postaju i jasniji KPI-evi (Key Performance Indicators), odnosno ključni pokazatelji uspješnosti u ostvarivanju specifičnih ciljeva.
No, važno je naglasiti da i manja poduzeća, startupovi i višegodišnji projekti također trebaju na vrijeme krenuti s pripremama za iduću godinu. Financijsko planiranje nije ključno samo za velike tvrtke – ono je nužno za sve.
Što je budžet i zašto je nezaobilazan?
Budžet (proračun) je detaljan financijski plan koji procjenjuje vaše buduće prihode i rashode za određeno vremensko razdoblje (npr. mjesec, kvartal, godina). Budžet je vaš financijski kompas koji vam omogućuje da:
- Pratite novčani tok: Imate jasan uvid u ulazak i izlazak novca.
- Postavljate realne ciljeve: Precizno određujete potrebne prihode i optimalne troškove za željeni profit.
- Identificirate prilike za uštedu: Prepoznajete gdje se mogu smanjiti nepotrebni troškovi.
- Donosite informirane odluke: Imate jasnu sliku za strateška ulaganja, zapošljavanja ili širenje poslovanja.
- Predviđate budućnost: Pripremate se za potencijalne financijske izazove ili prilike.
- Smanjite stres: Stječete kontrolu nad financijama, što donosi osjećaj sigurnosti i mira.
Budžet služi upravi kao moćan alat za procjenu financijskih posljedica strateških odluka i pruža okvir za donošenje budućih akcija. Managementu i svim ostalima u poduzeću budžet (i jasni KPI-evi) pomaže u orijentaciji prema postavljenim ciljevima tvrtke, i time je ključan za uspješno kreiranje daljnjih akcija. Za mala poduzeća (iako nemaju obvezu prezentacije pred upravama) budžetiranje je esencijalno za efikasno upravljanje novčanim tokom i optimizaciju troškova.
Glavne prednosti budžetiranja uključuju:
- Prepoznavanje i kategorizacija troškova
- Realno planiranje prihoda
- Bolja kontrola nad financijama
- Predviđanje budućih izdataka
- Identifikacija potrebnih i nepotrebnih resursa
- Stvaranje čvrstog okvira za postizanje poslovnih ciljeva
Mala poduzeća mogu jednostavno kreirati budžet i pomoću Excel tablica ili Google Sheets-a. Naravno, za složenije poslovanje, dostupni su i razni specijalizirani alati.
Pročitajte više: Brend menadžerica: Zbog ovih 5 mitova poduzetnici odustaju od brendiranja i pričanja svoje priče
Forecast: Uvid u sadašnjost za bolju budućnost
Prva polovica godine je iza nas, a s njom imamo i dragocjene informacije o tome koliko se naše početno planiranje poklapa s dosadašnjim ostvarenim rezultatima. Imamo li “rupe” u proračunu ili smo premašili očekivane prihode?
Ako su rezultati bolji od očekivanih, to je sjajna vijest! Olakšat ćemo si ostvarenje plana do kraja godine, a možda i ući u iduću godinu s manjim financijskim opterećenjem. Možemo čak iskoristiti priliku za reinvestiranje “viška”.
No, ako je rezultat manji od očekivanog, to je poziv na akciju. Moramo brzo pronaći način kako “pokrpati” manjak do kraja godine. To podrazumijeva revidiranje strategije, smanjenje troškova i intenziviranje aktivnosti za povećanje prihoda.
Kako napraviti brzi forecast? Ukoliko ne koristite poseban alat za budžetiranje, možete jednostavno kreirati tablicu. Unesite sve ostvarene troškove i prihode po mjesecima iz prve polovice godine, a za preostalih šest mjeseci unesite planirane troškove i prihode. Korištenjem jednostavnih formula, dobit ćete kalkulaciju koja jasno prikazuje odstupanje u odnosu na planirano.
Sada ste sa ovim ključnim informacijama spremni fokusirati se na izradu budžeta za iduću godinu.
Izrada budžeta za iduću godinu: Krenite od temelja
Moj savjet je da krenete ispočetka. Prvo popišite sve troškove za koje ste sigurni da ćete ih imati. Sigurno su se u međuvremenu pojavili i neki izdaci na koje niste računali kada ste prošle godine radili budžet. Što detaljnije raspišete te troškove, to ćete lakše njima upravljati. Ako vaš budžet mora biti prezentiran menadžmentu, upravi ili nadzornom odboru, bit će vam lakše obraniti ga ili ga “rezati” ako je to potrebno, pogotovo ako vaše poduzeće posluje s više troškovnih centara.
Nakon toga, provjerite ovogodišnje ostvarene troškove i napravite realnu projekciju za iduću godinu. Ne zaboravite uračunati stopu inflacije! Prema trenutnim službenim projekcijama inflacije za 2026. godinu od HNB-a i MMF-a, treba računati sa stopom od 2,6%.
Kako bi dobili mjesečne troškove, najjednostavnije je ukupni godišnji trošak podijeliti na 12 jednakih dijelova. To je vrlo praktično za troškove koji stižu mjesečno, a kroz godinu imaju neku manju oscilaciju. To vrijedi i za godišnje, polugodišnje ili kvartalne pretplate za licence, stručnu literaturu, statističke ili financijske podatke i slično. Iako vam faktura dolazi u ukupnom iznosu za određeni period, takvi se troškovi razgraničavaju u poslovnim knjigama kroz mjesece na koje se odnosi pretplata, pa ih tako treba i planirati. Cilj ovog razgraničenja je objektivno i fer prikazivanje troškova u financijskim izvještajima, tako da troškovi prate ostvarene prihode, u skladu s računovodstvenim načelom nastanka događaja.
Detalji koji čine razliku
Obratite pažnju i na to kada ste dogovorili pretplatu. Rijetko se događa situacija u kojoj ste npr. sve godišnje pretplate dogovorili u siječnju, pa će vam knjigovodstveno priznavanje troška kroz 12 mjeseci obuhvaćati samo tu godinu. Vrlo vjerojatno ste neke od pretplata naručili u toku godine, pa će vam priznati trošak fakture (koju ste platili odjednom u jednoj poslovnoj godini) biti razgraničen i priznat kao trošak kroz mjesece na koje se pretplata odnosi, čak iako ulazi u narednu godinu. Prilikom izrade budžeta to svakako trebate imati na umu.
No, nisu svi troškovi linearno raspoređeni kroz godinu. Ukoliko ste planirali na primjer neki event u studenom, ili marketinšku akciju tijekom ljetnih mjeseci, a troškove ste ravnomjerno planirali tijekom svih 12 mjeseci, moglo bi vam se u prvoj polovici godine učiniti da imate uštedu. I još gore, ukoliko niste detektirali grešku na vrijeme, na temelju tih podatka o ostvarenom rezultatu u prvih 6 mjeseci radite projekciju budžeta za iduću godinu. Smetnuli ste sa uma fakture koje će u ukupnom iznosu sjesti u razdoblju kada vam je event ili akcija, a forecast i budžet vam na pokazuju pravu sliku.
Dakle, kod forecasta, morate paziti na troškove koji ne sjedaju svaki mjesec, već nastaju periodično. Takve troškove je najbolje odmah pri izradi budžeta planirati u razdoblju kada znate da će zaista i nastati.
Također, budite svjesni kašnjenja faktura. Ako ste trošak planirali u lipnju, a faktura stigne u srpnju, može se činiti kao ušteda, što je pogrešan podatak. Vaš redoviti mjesečni forecast je zbog toga izuzetno važan – on služi kao kontrolni mehanizam.
Savjeti proizašli iz iskustva
Moje je iskustvo pokazalo: Ako uočite veća odstupanja, trostruko provjerite uzrok. Otvorite budžet od prošle godine, analizirajte svaku stavku. Ne želite doći u situaciju da upravi prezentirate “uštedu” koja je zapravo previd. Provjerite je li računovodstvo trošak proknjižilo pod drugim kontom ili troškovnim centrom. Ovo je osobito važno u poduzećima s više troškovnih centara ili više osoba odgovornih za budžet, gdje je redovna mjesečna suradnja s kontrolingom i računovodstvom od iznimne važnosti.
Ako ste mikropoduzetnik ili malo poduzeće, devijacije ćete lakše detektirati redovitim mjesečnim praćenjem budžeta, usporedbom s planiranim i (isto tako) trostrukom provjerom odstupanja. U svakom slučaju, detaljna razrada troškova prilikom postavljanja budžeta – zlata vrijedi!
Isto vrijedi i za prihode. Prihode od prodaje proizvoda ili usluga još je teže procijeniti jer ovise o puno faktora. Tržišni trendovi i sezonski utjecaji su samo neki od njih. Neka poduzeća bilježe veće prihode ljeti, dok druga stagniraju. Prihodi ovise i o vašem prodajnom timu te marketinškim aktivnostima koje poduzimate za unaprjeđenje prodaje. Pravilan odabir marketinških alata donosi veću konverziju (željenu akciju koju korisnik poduzima kao odgovor na marketinšku poruku). Srednje velika poduzeća često primjenjuju i scenarijsko planiranje pripremajući različite verzije projekcija prihoda ovisno o mogućim promjenama na tržištu (npr. optimistični, realistično i pesimistični scenarij). Plan prihoda nije statičan; prati se kroz redovite izvještaje i po potrebi prilagođava, što omogućuje pravovremenu reakciju na promjene u poslovnom okruženju i optimizaciju poslovanja.
Imajući ove smjernice u vidu, slobodno se odmorite i uživajte u godišnjem odmoru. Bit ćete spremni za “nove radne pobjede” i izradu proračuna koji će vašem poslovanju osigurati stabilnost i rast u 2026. godini!
Piše: Dijana Pendelić, virtualna asistentica i vlasnica obrta “Sad i tu”. Ima 30 godina radnog iskustva, a gotovo 20 godina provela je kao asistentica menadžmentu u korporativnom okruženju. Ondje je, osim klasičnog office managementa, bila zadužena za postavljanje i praćenje budžeta. U toj je ulozi aktivno pratila i usmjeravala pristigle troškove na tridesetak troškovnih mjesta (MT), izrađivala forecaste te pripremala menadžmentu redovite mjesečne analize Računa dobiti i gubitka (RDG; engl. P&L – Profit and Loss statement), koristeći pritom profesionalne alate poput AWS-a, DWS-a, TM1 i SAP-a.
Foto: Privatna arhiva, Canva
