Svakom poduzetniku koji ne dolazi iz IT branše jedan je od najvećih problema prva nabavka softverskog rješenja prilagođenog njegovim potrebama. Osim ako se odlučuje za gotovo rješenje velikog dobavljača, bilo kakav personalizirani softver sa sobom nosi veliku količinu posla, pripreme, planiranja i odgovornosti ne samo dobavljača, već i naručitelja. S druge strane, mnogi poduzetnici koji su platili softver napravljen samo za njih ne razumiju točno što su kupili, što smiju s tim softverom, i kome on točno pripada.
“Najveća greška je u očekivanju da kupuju gotov proizvod, umjesto da ulaze u partnerski proces”, kazala je za Women in Adria Jadranka Kreševljak-Delković, direktorica tvrtke Plan B. “Nije to ‘instalirajte nam rješenje’, nego cijeli niz poslovnih i tehničkih odluka koje se moraju donositi zajedno.”
Česti nesporazumi oko softvera
Kako je objasnila i Albina Dlačić, odvjetnica koja često posreduje u sporovima između IT tvrtki i naručitelja, onaj koji nabavlja softver trebao bit dobro znati što mu točno treba. “Kreću u nabavu softvera ili programskih rješenja za poslovanje, očekujući da će im zapravo izvršitelji definirati njihove poslovne procese”, kazala nam je Dlačić. “Upravo zbog lošeg definiranja poslovnih procesa i očekivanja što bi softver trebao napraviti unutar poslovnih procesa naručitelja, što bi trebao podržati, dolazi do nesporazuma.”
Nesporazumi su, naravno, često i obostrani – u kojem izvođač, IT tvrtka, iz svojih inicijalnih dogovora s naručiteljem dobije pogrešan dojam kako se radi o puno manjem obimu posla te postavi cijenu sukladno tome. Do problema onda dolazi kada za vrijeme izvedbe naručitelj postepeno proširuje svoje potrebe, vjerujući da ih je pokrio u inicijalnom opisu, a izvođačima onda preostaje nezavidan izbor – ili besplatno odraditi više sati, kako bi ispunili želje klijentu i osigurali dobru referencu za budućnost, ili ulaziti u bolan spor s naručiteljem i objašnjavati mu, katkad i sudskim putem, kako je počeo tražiti stvari koje nisu bile dio inicijalnog ugovora.
Pročitajte više: Jesu li vaši osobni podaci sigurni u Fiskalizaciji 2.0: “Ovo je sustavni problem gdje svi vide sve račune!”
Vlasništvo nad softverom
“Po mom mišljenju, najveći problem je nerazumijevanje procesa – to automatski dovede i do loše komunikacije i iskrivljenih obećanja”, kazala je Kreševljak-Delković. “Zato je vrlo bitna analiza poslovnih procesa, definiranje projektne dokumentacije i/ili Scope of Work dokumenta, kako bi i jedna i druga strana u projektu snake što je konačni cilj – prvima što očekivati, drugima što moraju isporučiti.”
Zamislimo kasniji scenarij – projekt je odrađen, no klijent nakon nekoliko godina nije više zadovoljan cijenom održavanja sustava ili razinom usluge. Često požele raskinuti svoj odnos s dobavljačem i potražiti novu firmu koja će im pružati tehničku podršku. No, mnogi poduzetnici potom budu iznenađeni kad otkriju kako oni nisu vlasnici softvera kojeg su platili, te da treća firma ne smije raditi izmjene na njemu.
“U čemu je problem? Prije svega u razumijevanju kako se pristupa pregovaranju i što softver stvarno je”, kazala nam je Dlačić. “Softver nije vlasništvo. Softver je svrstan u kategoriju autorskih djela. To znači da ga je netko stvorio, napisao, i onaj tko ga je stvorio za vas daje vam pravo korištenja, kao naručitelju, za određenu svrhu, za određenu potrebu.”
“Ali vi time niste dobili pravo prerade, dakle izmjene source codea, on je autorsko djelo. Ako niste tako dogovorili kao naručitelj, snosite posljedice za sve ono što iz toga proizlazi”, kazala je Dlačić.
Početno ugovaranje
Ako želite imati mogućnost kasnije sami dorađivati rješenje koje vam je netko isporučio, ili dopustiti nekoj drugoj tvrtci da ga modificira za vas, morate na to misliti prilikom naručivanja. “To je apsolutno dozvoljeno i apsolutno je okej, ali vi to morate ugovoriti”, kazala je.
Upravo je to početno ugovaranje i definiranje detalja najbitniji dio procesa nabave softverskog rješenja – do većine sporova dolazi jer se tom koraku nije posvetilo dovoljno vremena. “Prema mom iskustvu u parnicama, najčešća greška je nerazumijevanje ‘što sam ja trebao napraviti kao naručitelj prije same nabave‘”, rekla nam je Dlačić.
“Zapravo se sve vraća na početak koji niste uredili, a svi su ušli u posao na način ‘ok ja to želim, aha ti si rekao da mi možeš…’, a niste definirali što u stvari ‘kupujete’”, kazala je Dlačić. “I eto, to je nažalost ples koji ako dođe do problema završi zaista ‘kupusom’, gdje se jednostavno svi vraćaju na taj početak, koji je zapravo izvorište problema, jer je svatko razumio svoje, očekivanja su različita.”
“I onda kada im kažete gdje su jedni i drugi pogriješili, onda svi stanu i kažu ‘pa da, trebali smo to napraviti’”, objašnjava vam Dlačić, te dodaje kako nemali broj puta i naručitelji i izvršitelji plaćaju svoje greške.
Predvidjeti probleme
Potencijalnih problema je mnogo – trošak izrade željenog rješenja često se izrazito razlikuje od troška rješenja kakvo je dobavljač mislio napraviti, na temelju nedovoljno preciznih uputa, pa su izlazi iz te situacije složeni kada se ispostavi da će rješenje ili biti polovično, ili će netko morati snositi dodatni trošak.
Kreševljak-Delković ističe kako iskusne firme moraju biti spremne nositi se s takvim izazovima. “Uspješni projekti nisu oni bez problema, nego oni koji probleme predvide i, ako nastupe, znaju kako upravljati s njima.”
Foto: Privatna arhiva, Nano Banana Pro (Ilustracija)
