Digitalizacija poslovanja postaje nužnost i ključ budućeg poslovanja svih poduzetnika kako na razini EU tako i u Hrvatskoj. U prvoj smo polovici 2025. godine, i pravo vrijeme da poduzetnici u Hrvatskoj, ako već nisu, aktivno krenu s pripremama za poslovanje u digitalno doba, s obzirom na zakonske promjene koje nas očekuju od 1.1.2026. godine.
U sklopu jedne od najveće reforme PDV-a na nivou EU pod nazivom „PDV u digitalno doba“ (ViDA – VAT in the Digital Age) u planu je uvođenje Fiskalizacije 2.0 – „Implementacija sustava za bezgotovinsko plaćanje putem eRačuna s integriranom eArhivom, te naprednog online knjigovodstva u sustavu PDV-a“.
Zakonski okvir za poslovnu dokumentaciju u digitalnom dobu u Hrvatskoj nalazimo u nekoliko ključnih zakona: Zakonu o računovodstvu, Općem poreznom zakonu, Zakonu o Porezu na dodanu vrijednosti, Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, Uredbi eIDAS, a od nedavno i u prijedlogu Zakona o fiskalizaciji.
Prijedlogom ovog Zakona o fiskalizaciji zamjenjuje se postojeći Zakon o fiskalizaciji u prometu gotovinom i propisuje novi porezni i pravni okvir koji će obuhvatiti sadašnju Fiskalizaciju 1.0 (fiskalizaciju računa u prometu gotovinom) i „novu“ Fiskalizaciju 2.0.
Što donosi Fiskalizacija 2.0 za poduzetnike?
Fiskalizacijom 2.0 Porezna Uprava uvodi sustav eFakturiranja, odnosno obveznu razmjenu fiskaliziranih elektroničkih računa (eRačuna) i to:
- između svih poduzetnika – segment B2B poslovanja
- između poduzetnika i države – segment B2G poslovanja
kako bi se Porez na dodanu vrijednost (PDV) mogao pratiti u stvarnom vremenu („Real time“).
Jednostavno svi poduzetnici morat će izdavati i zaprimati eRačune, a oni će prethodno morati proći postupak fiskalizacije na Poreznoj Upravi.
Svi poduzetnici koji su u sustavu PDV-a s izdavanjem i zaprimanjem eRačuna kreću od 1.1.2026. godine.
Ostali poduzetnici koji nisu u sustavu PDV-a tzv. „mali porezni obveznici“ od 1.1.2026. godine obvezni su samo zaprimati eRačune, što znači da će oni i dalje moći izdavati svoje račune u papirnatom obliku, ali od 1.1.2027. godine morati će početi i izdavati eRačune.
Rezultat uvođenja eFakturiranja dovodi do novog izvještajnog sustava u digitalnom dobu eIzvještavanja, s kojim bi se trebalo administrativno rasteretiti poduzetnike. To rasterećenje bi bilo ukidanje niza poreznih obrazaca i evidencija kao što su Knjiga ulaznih računa, knjiga izlaznih računa i sl. kao i pojednostavljenje ili zamjena nekih postojećih.
Pročitajte više: Je li digitalizacija računovodstva zaista tako strašna?
Digitalna likvidatura – eLikvidatura
Kada govorimo o digitalizaciji poslovanja i digitalnoj transformaciji eRačuni su samo dio knjigovodstvene dokumentacije poduzetnika u digitalnom obliku. Svaki poduzetnik ima velik broj i drugih knjigovodstvenih isprava u digitalnom obliku koje je potrebno zaprimiti, evidentirati u poslovnim knjigama i ispravno pohraniti.
Prema Zakonu o računovodstvu prije evidentiranja u poslovne knjige knjigovodstvene isprave je potrebno provjeriti, odobriti, potpisati da se taj poslovni događaj koji je naveden na dokumentu dogodio i da je kao takav dokument spreman na evidentiranje u poslovne knjige. Dakle, poslovna dokumentacija mora proći tzv. proces „LIKVIDATURE“.
Kod mikro poduzetnika najčešće je to jedna osoba, obično direktor, a kod malih, srednjih i velikih poduzetnika te ovlasti su definirane internim procedurama i pravilima, te je u lancu odobravanja više osoba.
Budući da smo u procesu digitalizacije nije realno da se računi (ne samo eRačuni, već svi kako god došli) likvidiraju/ovjeravaju/potpisuju ručno.
To znači da moramo imati „alat“, odnosno sustav za digitalno ovjeravanje/likvidiranje, arhiviranje dokumenata, jednom riječju DMS (Document Management Sustav).
Digitalna arhiva – eArhiva
Razmjena eRačuna kao i sva ostale dokumentacija u digitalnom obliku, nakon što je prošla kroz proces eLikvidature zahtjeva i pravilnu pohranu takve eDokumentacije, pohranu putem digitalne arhive – eArhive.
Jednostavno rečeno papirnate arhive odlaze u povijest i zamjenjujemo ih digitalnim arhivama.
Putem digitalne arhive pohranjujemo, pratimo i čuvamo svu dokumentaciju u elektroničkom obliku sve do kraja roka čuvanja.
Postoje niz prednosti koje nam eArhive nudi, između ostalog:
- jednostavna dostupnost original eDokumenta 24/7
- brže i jednostavnije pretraživanje eDokumenta
- usklađenost s poreznim propisima, a to je vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost od trenutka izdavanja eDokumenta do kraja razdoblja za pohranu
- smanjenje troškova
- sigurnost i kontrola pristupa
DMS sustav
Kao što vidimo era digitalne dokumentacije, digitalnih poreza je pred vratima, eLikvidatura i eArhiva rekli bismo postaju „MUST HAVE“ u poslovanju svih poduzetnika.
Danas na tržištu nas obasipaju raznim dezinformacijama oko DMS sustava, uglavnom su to Workflow-i, a ne DMS sustavi.
Workflow znači samo jedan proces rada, a obično je to evidencija ulaznih računa, bez ovjere i arhive.
DMS mora sadržavati:
- Urudžbiranje za realni sektor / Protokoliranje za javni sektor
- Knjiga pošte
- Knjiga ugovora
- Automatsko povezivanje s eRačun posrednicima
- Više mjesta skeniranja
- Upravljanje ugovorima
- Digitalno ovjeravanje dokumenata/zahtjeva
- Računi
- Ugovori
- Godišnji odmori
- Putni nalozi
- Radni nalozi
- …
- OCR pretraga
- Mogućnost integracija s ERP i CRM sustavima
- Usklađenost s Uredbom o uredskom poslovanju
- eArhivu
LaFMS
Što reći za kraj, u dosadašnjoj mojoj praksi sustav LaFMS – sustav za digitalno upravljanje procesima i dokumentima pokazao se kao DMS sustav koji je namijenjen svima koji žele ubrzati svoje poslovne procese, te na efikasniji i brži način komunicirati između odjela unutar tvrtke.
Ono po čemu je ovaj sustav napredniji od drugih DMS sustava je to što obrađuje i sve ostale digitalne informacije, ne samo dokumente u pdf, xml, docx, xlsx, txt, html, hub3 formatu već i sve ostale digitalne zapise poput zvučnih i video zapisa, nacrta iz autocad-a i sl.
Osim toga, LaFMS omogućuje pristup s bilo koje lokacije (računalo, mobitel, tablet), mogućnost mobilne ovjere, email notifikaciju, nema ograničenja broja korisnika koji koriste sustav, nema ograničenja broj dokumenata i lanaca ovjere, postoji kontrola verzija dokumenata.
Dodatno po pitanju sigurnosti LaFMS sustav koristi 2FA sistem, te Blockchain što omogućava trajnost, nepromjenjivost te vjerodostojnost dokumenata.
Jednom riječju to su neke od dodatnih funkcionalnosti koje LaFMS sustav čine drugačijim.
Autorica: Iva Grković, ovl. revizor, CEO & CFO, LAMA Solutions4Business
Sadržaj je omogućio LAMA d.o.o.
Foto: Canva / Privatna arhiva
