Svi smo dobili one e-mailove koji počinju s: “Nadam se da vam je godina dobro počela” ili “Sretan utorak! Kako ste?”—i znamo što slijedi. Dugačka poruka puna općenitih fraza koje ne donose nikakvu vrijednost.
Ariana Huffington u jednoj objavi na LinkedInu piše kako su e-mailovi svojevrsni porez na naše vrijeme – što je e-mail duži, to je veći trošak. U svijetu gdje je pažnja postala najvrjednija valuta, kratki e-mailovi su poželjni.
”Zar ne volite dobivati kratke e-mailove? Smeta li vam jednako kao i meni kada primite dugačke e-mailove pune generičkih fraza koje zvuče kao uvodne rečenice od nepoznatih ljudi, poput: ‘Nadam se da vam godina dobro počinje’ ili ‘Nadam se da imate ugodnu srijedu”, navela je Huffington u objavi.
Harvard Business School prepoznaje ovaj trend i jasno definira pravila poslovnog pisanja koja garantiraju učinkovitu i jasnu komunikaciju.
U nastavku donosimo ključne smjernice za pisanje e-mailova u skladu s Harvard stilom.
Zašto su dugački e-mailovi loši za poslovnu komunikaciju?
U današnjem ubrzanom poslovnom okruženju, ljudi primaju stotine e-mailova dnevno. Dugotrajno čitanje i filtriranje informacija postaje gubitak vremena.
Dugački e-mailovi često ne dolaze do poante dovoljno brzo. Ako ključna informacija nije u prvih nekoliko rečenica, velika je vjerojatnost da će primatelj izgubiti interes.
Također sadrže previše nepotrebnih detalja. Dugotrajna objašnjenja koja bi inače mogla stati u dvije rečenice umanjuju učinkovitost i povećavaju kognitivni napor.
Takvi mailovi ne vode jasnoj akciji. Ako je primatelju nejasno što treba učiniti nakon čitanja, e-mail nije dobro napisan.
Kratki, jasni i usmjereni e-mailovi omogućuju brže donošenje odluka, smanjuju stres u poslovnoj komunikaciji i povećavaju produktivnost.
Pročitajte više: Ovih 5 stvari nikad nemojte raditi u email komunikaciji
Kako napisati e-mail prema Harvard pravilima pisanja?
Harvard Business School postavlja jasne smjernice za učinkovitu e-mail komunikaciju. Evo pet ključnih elemenata koje treba primijeniti:
1. Jasan i konkretan predmet (Subject line)
Predmet e-maila mora odmah komunicirati svrhu poruke. Umjesto nejasnog “Važno: pitanje”, koristite:
- “Brzi upit”
- “Potvrda sastanka za četvrtak u 10h”
2. Odmah prijeđite na poantu
Nema potrebe za formalnim uvodima poput “Nadam se da ste dobro” ili “Samo sam htio provjeriti”. Primatelji nemaju vremena za uvodne fraze koje ne dodaju vrijednost.
Primjer lošeg otvaranja:
“Dragi Marko, nadam se da ste imali lijep vikend. Javljam se kako bih provjerio status projekta o kojem smo pričali prošlog tjedna. Molim vas da mi javite imate li nove informacije.”
Primjer dobrog otvaranja:
“Marko, kakav je status projekta? Možete li mi javiti ažuriranje do kraja dana?”
Pročitajte više: Kako se nositi s nepristojnim poslovnim e-mailovima?
3. Sažet i logičan sadržaj
E-mail treba imati jasnu strukturu:
- Kontekst (ako je potreban, u jednoj rečenici)
- Glavna poanta (što želite reći ili pitati)
- Poziv na akciju (CTA) (što očekujete od primatelja)
Loš primjer:
“Hvala što ste se javili na naš posljednji sastanak. Složili smo se da bismo trebali razmotriti nekoliko opcija prije nego donesemo odluku. Mogu li vam poslati prijedloge sljedeći tjedan ili biste radije ranije?”
Dobar primjer:
“Mogu li vam poslati prijedloge do utorka? Javite ako trebate ranije.”
4. Jasan poziv na akciju (CTA)
Nemojte završavati s neodređenim frazama poput “Javite mi što mislite” ili “Čekam vaš odgovor”. Umjesto toga, budite precizni:
- “Molim vas da mi potvrdite do srijede u 12h.”
- “Ako imate komentare, pošaljite ih do petka.”
Pročitajte više: Emoji u poslovnim mailovima: Naučite što je prihvatljivo, a što nije!
5. Profesionalan, ali prirodan ton
Dok poslovni e-mail mora biti profesionalan, nema potrebe za krutim ili zastarjelim frazama.
- “U nadi da ćemo uskoro surađivati, srdačno vas pozdravljam.”
- “Hvala vam na vremenu. Veselim se vašem odgovoru.”
Kratkoća je znak poštovanja
Dugi e-mailovi su relikt prošlosti. U modernoj poslovnoj komunikaciji, jasnoća i učinkovitost su ključne. Dakle, Long Live the Short Email (LLTSE).
Kako vi pišete mailove?
U anketi na LinkedInu profilu Women in Adria smo vas pitale počinjete li e-mailove s ‘Nadam se da ste dobro’? Od 502 ispitanika, 39 posto kazalo je da nikad tako ne piše mailove jer to smatraju suvišnim. Njih 32 posto ponekad piše takve uvode, ovisno o kontekstu. Da rijetko tako počinju e-mail kazalo je 24 posto ispitanika, dok pet posto uvijek tako počinje mail iz navike.
Foto: Canva
