Odvjetnica objašnjava: Koja je razlika između Općih uvjeta poslovanja i Politike privatnosti?

Opći uvjeti poslovanja i Politika privatnosti među pojmovima su na koje se nailazi u svakodnevnom poslovanju, iako mnogi nisu svjesni značenja ta dva pojma, kao ni područja koja obuhvaćaju. Za Women in Adria oba pojma detaljno je objasnila odvjetnica Jelena Mustafa.

Ako zavirimo na dno bilo koje web stranice, naići ćemo na dokumente poput „Općih uvjeta poslovanja” i „Politike privatnosti”. No što su točno ti dokumenti, zašto ih trebamo i jesu li oni ista stvar? Kratak odgovor: nisu, a evo i zašto.

Što su opći uvjeti poslovanja?

Opći uvjeti poslovanja (ili uvjeti korištenja ili uvjeti prodaje, kako god nazvali taj dokument) su zapravo naši unaprijed pripremljeni ugovorni uvjeti –  pravila koja vrijede u odnosu između nas i naših klijenata ili kupaca. To je dokument u kojem ćemo urediti stvari poput:

• Rokova isporuke našeg proizvoda ili izvršenja naše usluge.
• Načina i rokova u kojima naš kupac/korisnik mora platiti naše usluge.
• Pravila otkazivanja narudžbe ili raskida ugovora.
• Uvjeta reklamacije ili povrata.
• Odgovornosti u slučaju nastanka štete, kašnjenja ili problema u izvršenju.

Dakle, radi se o dokumentu koji definira prava i obveze između nas kao pružatelja usluge s jedne strane, te naših klijenata/kupaca s druge strane. Pripremamo ih za veći broj ugovora, kako bi si olakšali proces sklapanja pojedinačnih ugovora, tako da svaki puta ne krećemo od nule i ne sastavljamo detaljne ugovore za iste tipične situacije. Npr. sastavimo uvjete korištenja za neke naše tipične usluge i tada, umjesto da klijentu svaki puta šaljemo detaljni ugovor kojim razrađujemo što, kako i pod kojim uvjetima mi pružamo određenu uslugu, možemo mu dostaviti samo ponudu s vrstom, količinom i cijenom usluge, a za sve drugo uputiti na uvjete korištenja.

Pročitajte više: Top 5 savjeta za uspješnu prezentaciju

Kako ih koristiti ispravno?

Ključno je da kupac prihvati naše Opće uvjete poslovanja prije ili tijekom sklapanja ugovora. Primjerice:

• na web-shopu, kupac treba kliknuti praznu kućicu kojom potvrđuje da je pročitao i prihvatio uvjete,
• kod poslovanja putem e-maila, uz ponudu dostavljamo uvjete i jasno kažemo da prihvaćanjem ponude kupac prihvaća i uvjete,
• kod klasičnih ugovora, u ugovoru stavljamo članak da su opći uvjeti poslovanja sastavni dio ugovora i da vrijede kao i ugovor, ako ugovorom nešto nije drugačije uređeno. Također, obavezno ih dostavljamo kupcu prije ili za vrijeme sklapanja ugovora i prilažemo kao sastavni dio ugovora.

Ako kupac na njih ne pristane, oni ne vrijede. Posljedica neprihvaćanja je ili 1) naša mogućnost da odustanemo od cijelog posla (ili sve ili ništa pristup), ili 2) da idemo u pregovore u vezi konkretnih uvjeta izvršenja usluge, tj. sastavljamo specifičan ugovor za taj specifičan posao. S tim u vezi je i sljedeće pitanje koje se često pojavljuje u praksi.

Možemo li mijenjati svoje Opće uvjete?

Možemo, ali trebamo biti oprezni:

• Ako smo tek u pregovorima ili tek šaljemo ponudu, možemo mijenjati uvjete kako želimo (npr. donesemo novu verziju općih uvjeta i njih pošaljemo uz ponudu ili u samoj ponudi odstupimo od pojedinih općih uvjeta tako da uredimo uvjete ugovora drugačije, npr. umjesto klasičnih 30 dana za isporuku, ponudimo 15 ili 45.)
• Ako su uvjeti već dio potpisanog ugovora, tada izmjene ovise o tome što smo u ugovoru definirali. Ako nismo predvidjeli mogućnost jednostrane izmjene, morat ćemo potpisati klasični aneks.

Jesu li opći uvjeti obavezni?

U pravilu nisu, no u praksi postoje neke situacije kada će biti skoro pa neizbježni. Najčešća situacija je web-shop. Kod web shopa imamo sklapanje ugovora na daljinu elektroničkim putem na individualni zahtjev korisnika, što se prema Zakonu o elektroničkoj trgovini smatra uslugom informacijskog društva, koja je tim zakonom dodatno regulirana. Npr. Zakon o elektroničkoj trgovini kaže da se prije sklapanja ugovora korisniku treba dostaviti jasna informacija o ugovornim odredbama i fazama u postupku prodaje/sklapanja ugovora. Ako se radi o B2C prodaji (prodaji potrošačima), onda se dodatno primjenjuje i Zakon o zaštiti potrošača i sve nužne obavijesti kupcima propisane tim zakonom. Ima ih popriličan broj, a kao neke koje su primjenjive na sve vrste ugovora su odredbe o uvjetima plaćanja, uvjetima isporuke robe ili pružanja usluge, vremenu isporuke robe ili pružanja usluge, uvjetima, rokovima i postupku izvršavanja prava na jednostrani raskid ugovora, prava u vezi materijalnih nedostataka i drugo.

Niti jedan od ta dva zakona ne kaže izričito da propisane informacije moraju pružiti u Općim uvjetima poslovanja, no u praksi je korištenje općih uvjeta neizbježno, jer jedino na taj način osiguravamo jasnu potvrdnu radnju da je kupac pročitao sve uvjete i na njih pristao. Istovremeno rješavamo i dodatan zahtjev iz tih propisa – a to je da sve obavijesti i ugovorne odredbe dostavimo kupcu na trajnom mediju kojeg on može spremiti i jednostavno pregledavati.

Situacije kada je izrijekom propisano da se moraju imati opći uvjeti poslovanja je, npr. za pružatelje usluga pretraživanja interneta, e-maila, pohrane u oblaku, društvenih mreža i sl., na koje se primjenjuje Uredba (EU) 2022/2065 (Akt o digitalnim uslugama). Kako su te usluge u mnogome specifične, njih neću ovdje obrađivati.

Što je Politika ili Obavijest o privatnosti?

Za razliku od Općih uvjeta, Politika privatnosti nije ugovor. To je informativni dokument kojim osobama čije podatke obrađujemo jasno i transparentno objašnjavamo kako to radimo.

Primjerice, kad prikupljamo kontakte klijenata za slanje ponuda ili newslettera, moramo im dati jasne informacije o tome:

• koje podatke obrađujemo,
• zašto ih obrađujemo i na kojem pravnom temelju,
• kako brinemo o sigurnosti njihovih podataka,
• otkrivamo li kome podatke koje smo prikupili i ako da, kome,
• koliko dugo čuvamo podatke,
• koja prava ispitanici imaju u vezi svojih podataka (pravo pristupa, brisanja, prigovora, itd.)
• druge informacije propisane člancima13. i 14. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR-a).

Prema tome, imamo propis (GDPR) koji nam kaže da određene informacije moramo dati ispitanicima, ako obrađujemo njihove podatke kao voditelj obrade. Voditelj obrade smo uvijek kada sami određujemo svrhe i sredstva obrade, a što je npr. slučaj koji je prethodno naveden, tj. slučaj kada šaljemo ponude svojim klijentima, vodimo svoju bazu klijenata, pratimo ih kroz CRM sustav i sl.

Mora li se Politika privatnosti prihvatiti?

Politika privatnosti se ne mora prihvatiti. Naša dužnost kao voditelja obrade je da ispitanicima pružimo jasnu, lako dostupnu i transparentnu informaciju o svim bitnim okolnostima naših obrada podataka. Ispitanik (npr. naš potencijalni kupac) može tu obavijest pročitati, koristiti neko od svojih prava (npr. pravo na pristup informacijama), a može obavijest i potpuno ignorirati. Na nama je da ga obavijestimo, na njemu da radi s tom obavijesti što želi. Njegovo prihvaćanje ne igra nikakvu ulogu. Prihvaćanje bi zapravo bilo pogrešno jer bi stvorilo lažni dojam da se može utjecati na to kako obrađujemo određene podatke, što se zapravo ne može. Utjecaj na obradu podataka može se ostvariti bilo kroz izbjegavanje korištenje usluge ili kroz korištenje nekim od prava ispitanika po GDPR-u, kao npr. kroz već spomenuto pravo na pristup informacijama ili na pravo na prigovor.

Činjenica da se Obavijest o privatnosti ne prihvaća daje nam odgovor i na sljedeće često pitanje:

Možemo li Politiku/obavijesti o privatnosti staviti unutar Općih uvjeta poslovanja?

Kratko i jasno: ne. Evo zašto:

• Prvi razlog je što Politika privatnosti nije dio ugovora. To znači da je naši klijenti ne trebaju prihvatiti, nego ju samo primaju na znanje. Dakle, već po svojoj prirodi ona nema što raditi među uvjetima koji zahtijevaju prihvaćanje.
• Drugi razlog, još važniji, je transparentnost – jedno od temeljnih načela GDPR-a. Transparentnost znači da naši klijenti moraju lako pronaći i razumjeti kako koristimo njihove osobne podatke, bez da ih u tom trenutku opterećujemo nepotrebnim informacijama. Radna skupina 29 je još 2017. donijela Smjernice gdje naglašava da Obavijest o privatnosti uvijek mora biti jasno izdvojena od ostalih sadržaja poput općih uvjeta poslovanja. Europski odbor za zaštitu podataka (EDPB) je podržao te Smjernice tako da su one i dalje aktualne. Nadzorna tijela redovito se pozivaju na Smjernice prilikom donošenja svojih odluka, zbog čega ih je uvijek dobro imati na umu.

Prema tome, zbog jasnoće, transparentnosti i izbjegavanja kazni nadzornih tijela, najpametnije je ta dva dokumenta držati odvojena.

Za slučaj da su kome promakle ključne razlike i pojedinosti, njihov pregled dajem još jedanput u tablici niže.

Foto: Privatna arhiva, Freepik, Canva