Tihi motor organizacije i produžena ruka CEO-a – to je osoba koja obnaša Chief of Staff (CoS) poziciju u tvrtkama. Ovu ulogu iz prve su nam ruke približile Tina Vidergar, Chief of Staff u tvrtki SAP za Srednjoistočnu Europu, i Barbara Galić Pavlović koja je dio Product Strategy & Operations tima u Googleu te Chief of Staff za LearnX tim u Zagrebu. Otkrile su nam kada je tvrtkama potreban CoS, ali i bez kojih vještina osoba ne može napredovati na ovu poziciju.
Tko je Chief of Staff?
Tina Vidergar objašnjava da je Chief of Staff pozicija obično početna točka za neku drugu linijsku poziciju. Ova je pozicija već dugi niz godina dio SAP-ove organizacijske strukture i namijenjena je podršci vrhunskim rukovoditeljima, uključujući izvršne direktore, regionalne predsjednike i članove uprave. Odgovornosti i zadaci CoS-a mogu se značajno razlikovati i ovise o dogovoru između rukovoditelja i CoS-a. Ipak, prema Tini, glavne odgovornosti svih CoS-a su:
- Služiti kao poveznica sa zaposlenicima, rukovoditeljima i višim liderima u vezi s poslovnom klimom, dobrobiti zaposlenika, ažuriranjima projekata, prijedlozima i poslovnim planiranjem.
- Pružati podršku i komunicirati s rukovoditeljima u donošenju odluka, upravljanju programima i provedbi inicijativa.
- Doprinositi i utjecati na internu poslovnu strategiju i procese pružanjem strateških povratnih informacija, donošenjem odluka i uvida za izvršno vodstvo
- Rješavati složene izazove, baviti se upitima i eskalacijama, razvijati akcijske planove i poboljšanja procesa.
- Koordinirati druge odjele i podršku funkcija (poput marketinga, ljudskih resursa) kako bi se povećala učinkovitost i agilnost postojećih operacija.
“Na ovoj poziciji dolazite u dodir sa svim aspektima poslovanja i imate cjelovit pregled poslovanja, što vam omogućuje da naučite mnogo o svim poslovnim područjima u tvrtki i steknete brojne vještine (organizacijske, upravljanje ljudima i projektima)”, kaže Tina.
Pročitajte više: Poslovne kratice koje morate znati: Što je CEO, CFO i SEO?
CoS iz ‘prve ruke’
Barbara Galić Pavlović ističe da je CoS uloga s dugom poviješću u američkim vojnim i političkim krugovima, a danas je ključna pozicija u administraciji svakog američkog predsjednika. Američke IT kompanije preuzele su ovaj koncept i prilagodile ga poslovnom sektoru prije nekoliko godina, posebno nakon što su CEO-ovi brzorastućih tvrtki postali preplavljeni operativnim izazovima.
“U suštini, Chief of Staff je tihi motor organizacije – osoba koja podržava CEO-a u raznolikim zadacima koji zahtijevaju njegovu izravnu pažnju”, kaže Barbara.
Ona, kao i Tina, ističe da se zbog toga ova uloga može značajno razlikovati od tvrtke do tvrtke, pa čak i unutar iste organizacije ako postoji više CoS-a. Ipak, za glavne odgovornosti izdvaja strateško planiranje i nadziranje provedbe ključnih inicijativa, osiguravanje operativne učinkovitosti, podršku rastu tima i organizacijskoj kulturi i omogućavanje CEO-u više vremena za ključne strateške odluke.
“U manjim startupima, CoS često započinje kao “glorificirani asistent”, baveći se kompleksnijim operativnim zadacima i upravljanjem rasporedom. No kako organizacija raste, uloga postaje sve strateškija – CoS preuzima uspostavu operativnih procesa i dugoročnog planiranja. U velikim organizacijama, Chief of Staff može djelovati kao produžena ruka CEO-a, sudjelujući na sastancima umjesto njega i osiguravajući da se odluke provode učinkovito”, objašnjava Barbara.
Njezina uloga u Photomathu uključivala je ponešto od svega opisanog gore, ali glavni fokus bio je na postavljanju operacija i procesa koji podržavaju brzi rast startupa.
“Time ne mislim na gomilu besmislenih procedura, već na stvaranje smislene strukture u dogovoru s timom, kako bismo se prilagodili rastu iz faze malog tima u međunarodnu organizaciju. Drugi ključni fokus bio je unapređenje interne komunikacije, kroz prepoznavanje i razvoj kanala kroz koje smo jasno komunicirali viziju i ciljeve, osiguravajući da tim razumije ne samo što radimo, već i zašto“, dodaje Barbara.
Pročitajte više: Što zapravo radi CEO?
Kada je tvrtkama potreban CoS i koje vještine mora imati?
Za glavne vještine koje su potrebne kako bi netko postao CoS Tina izdvaja poslovnu pronicljivost, kreativnost i fleksibilnost, rad s više timova i odjela te njihovo vođenje, planiranje i vođenje strateških inicijativa odnosno sposobnost upravljanja procesom od ideje do realizacije, pojednostavljivanje složenih procesa i predanost učinkovitoj produktivnosti, strateško razmišljanje, predviđanje i prevencija problema te izvrsne pismene i usmene komunikacijske vještine.
Barbara ističe da je ova pozicija tvrtkama posebno korisna u dvjema ključnim situacijama. Kao prvo, u brzorastućem startupu – kada CEO primjećuje da mu je potrebna operativna podrška kako bi tim i organizacija mogli rasti bez kaosa. I kao drugo, u velikim korporacijama – kod direktora na visokoj poziciji koji upravlja širokim spektrom inicijativa i timova te treba nekoga tko će osigurati fokus i učinkovitu provedbu strateških ciljeva.
“U Photomathu sam ovu ulogu isprva preuzela neformalno, dok sam još vodila financije. CEO-u je s rastom kompanije postajalo sve teže balansirati strateške prioritete i operativnu izvedbu, što je klasičan izazov u startupima. Kako je kompleksnost rasla, formalizirali smo Chief of Staff poziciju jer je postala bitna za organizacijski razvoj i zahtijevala puni fokus”, dodaje Barbara.
Pročitajte više: Kako postati CEO: 8 savjeta koji će vas dovesti do pozicije izvršne direktorice
CoS nije uloga za svakoga
Njezin osobni put do ove pozicije bio je organski. Damir Sabol, CEO s kojim je radila od studentskih dana, prepoznao je njezinu sklonost rješavanju kompleksnih problema te komunikacijske vještine, što se poklapalo s potrebama firme.
“Na ovoj poziciji može se naučiti toliko toga! Imala sam priliku svakodnevno raditi izravno s jednim od najuspješnijih hrvatskih poduzetnika, pratiti donošenje strateških odluka i sudjelovati na sastancima s venture capital fondovima tijekom više rundi investicija. Izlazak iz zone komfora bio je svakodnevan, što me izgradilo u profesionalca kakav sam danas. Nijedan radni dan u Photomathu nije bio isti, uvijek su dolazili novi izazovi, novi ljudi i iskustva, a tako je i sada u Googleu. Dolazim u kontakt s najrazličitijim dijelovima organizacije i konstantno učim. Zaključak? Chief of Staff uloga nije za svakoga, ali za one koji vole dinamiku, izazove i kontinuirano učenje, može biti nevjerojatna prilika za ubrzan profesionalni rast i razvoj”, zaključuje Barbara.
Foto: Canva / Privatna arhiva
