U inboxu provodimo najviše vremena dnevno!
Kada pomislite na proljetno čišćenje, prvo vam sigurno na pamet padne ormar s odjećom — i kako stvarno, ali stvarno morate pregledati sve što se u njemu nalazi da bi mogle, kao prvo, maknuti sve što niste nosili cijelu sezonu, zatim naći neko drugo prikladnomjesto za stvari koje često ne nosite, i konačno organizirati sve ostalo prema nekom sustavu koji ima smisla.
No, bit ću vam iskrena: ako se želim pozabaviti područjem svog života koje je u najvećem neredu, onda bih trebala provesti proljetno čišćenje svog inboxa.
Zvuči vam poznato? Pretpostavljam da vam zvuči. Dakle, ove godine, sjetila sam se nekoliko savjeta za čišćenje ormara s odjećom – i kako ih primijeniti na vaš sandučić ulazne elektronske pošte, odnosno, inbox.
Ispraznite inbox od kraja
Kada je riječ o elektronskoj pošti, uvijek obraćamo pažnju na onu koja je stigla u posljednje vrijeme. Stoga, ako želite provesti proljetno čišćenje, najbolje je započeti je s ranije pristiglom poštom, odnosno onom starijeg datuma. Čak i ako samo odgovorite na tri e-mail-a najstarijeg datuma, osjećat ćete se kao da ste učinili određeni napredak, jer upravo oni skupljaju prašinu (i na njih uistinu treba odgovoriti ili ih uistinu treba arhivirati).
Ako koristite Gmail, možete kliknuti na broj pristigle pošte u gornjem desnom kutu, i sortirati ih prema “Najstarijima” kako bi obratili pažnju na e-mail-ove na koje već mjesecima niste pomislili.
Rasčištite prenatrpani inbox i (od)bacite neke stvari
Kao i sa svojim ormarom, bit ćete sretniji sa svojim inboxom ako sadrži samo ono što vam je potrebno. Ustvari, studije pokazuju da će smanjivanje količine dnevne elektronske pošte koju dobivate utjecati na vaše upravljanje vremenom i razinu stresa.
Dakle, uzmite ove prve tjedne proljeća kao izgovor da se riješite onoga što vam više nije potrebno. Obavijesti i bilteni, tzv. newsletteri, koje nikada zapravo ne čitate, obavijesti sa stranica društvenih mreža koje čak ni ne pogledate, liste adresa elektroničke pošte/popis korisničkih adresa, tzv. mailing liste, koje vam više nisu korisne — upravo od ovoga treba krenuti.
Niste sigurni kako započeti s identificiranjem pošte koja vam zakrčuje inbox? Pokušajte ovo:
- Potražite opciju “odjava“ (tzv.“unsubscribe”) na obično početnim stranicama biltena/obavijesti (newslettera) s kojih se možete odjaviti.
- Potražite u vašem otpadu, tzv. trash, svu poštu koja je još uvijek nepročitana. Ako ste ju izbrisali a da ju niste pogledali — najvjerojatnije ju niste niti trebali.
- Potražite “from:no-reply” kako biste odredili koja vam pošta automatski pristiže od raznih tvrtki (meni su draži e-mail-ovi koji pristižu od stvarnih osoba).
Kada prolazite kroz svaki ovaj korak, odjavite se od svega što zapravo ne čitate ili ne trebate.
Odložite ono što vam nije potrebno svaki dan u inboxu
Jednom kad ste odlučili koje newslettere te mailing liste definitivno želite i dalje primati, razmislite o kreiranju posebnih foldera (ili, kako ih ja zovem “tematskih grupa pristigle pošte ili tematskih inboxa”) u koje će pošta koja nije najvažnija automatski odlaziti — umjesto da se pojavljuje u vašem inboxu. Filtriranjem tih e-mail-ova prema vrsti te omogućavanjem da vam oni budu lako dostupni, a da nisu pred vama u svakom trenutku, ponovo preuzimate kontrolu: pogledat ćete, na primjer, deals on Fab.com i new styles at Banana Republic kada vi to odaberete, a ne kad se ta pošta pojavi u vašem inboxu. Provjerit ćete nove Twitter „sljedbenike“ kada vi odlučite da je vrijeme za pauzu koju ćete potrošiti na društvene medije. Shvaćate što želim reći?!
Prije nego što započnete s filtrima, odredite svoje tematske cjeline. Kada sam u svom inboxu detektirala poštu koju mi oduzima vrijeme, odlučila sam da su tri glavne skupine takve pošte: mailing liste, društveni mediji, i newsletteri. Zatim kreirajte nove oznake za svaku od tih cjelina.
Savjet profesionalca: Označavanje započnite sa zvjezdicom kako bi se te skupine nalazile na samom vrhu vaših označenih cjelina, i na taj način možete biti sigurni da ih nećete zaboraviti provjeriti (na primjer, “*Social media” umjesto “Social Media”).
Zatim postavite svoje filtre tako da odgovarajuća pošta odmah pristigne u vaše “tematske inboxe.” Gmail-ovi koraci za postavljanje filtara su:
- Kliknite donju strelicu u vašem prikazu opcija pretraživanja, tzv. search box. Pojavit će se prozor koji vam omogućava da specificirate vaše kriterije pretraživanja.
- Unesite svoje kriterije pretraživanja. Ako želite provjeriti da li vaš pretraživanje radi ispravno, kliknite tipku pretraži poštu (search).
- Kliknite Izradi filtar s tim pretraživanjem (Create filter with this search) na dnu vašeg prozora za pretraživanje.
- Izaberite koju radnju/radnje želite da vaš filtar preuzme. U tom slučaju, budite sigurni da odaberete Preskoči pristiglu poštu (Arhiviraj) (Skip the Inbox (Archive it)) i Primjeni oznaku: Odabir oznake (Apply the label: [Label Name]) kada izrađujete svoj filtar.
- Kliknite tipku Izradi filtar (Create filter).
Sada sva ona pošta od [email protected] odlazi ravno u moj tematski inbox “*Newsletter” koji ću provjeriti kada odlučim kupovati preko interneta. Preporučam vam da u postavkama označivanja vašeg tematskog inboxa izaberete opciju „Prikaži ako je pošta nepročitana“ (“Show if Unread”) kako biste zaista imali koristi od ove strategije “daleko od očiju, daleko od srca“. Gore navedene upute odnose se isključivo na Gmail, no i mnogi drugi sustavi elektroničke pošte nude sličnu funkcionalnost označavanja i razvrstavanja/sortiranja.
Reorganizacija vašeg inboxa oduzima određeno vrijeme, ali vjerujte mi da je vrijedno toga. I baš kao što vam uredan ormar pomaže da jednostavno pronađete stvari koje tražite, organizirani inbox osigurat će vam da svoje vrijeme i energiju trošite na elektroničku poštu koju zaista trebate pročitati. Sretno vam proljetno čišćenje!
Kristina Brkić, profesionalni organizator-Svatko može osmisliti organizacijski plan temeljen na vlastitim ciljevima, navikama i potrebama – plan koji æe djelovati u skladu s vašom osobnošæu, a ne protiv nje. Profesionalni organizator svojim znanjem i vještinama, radom jedan na jedan, navodi vas da osmislite vlastiti sustav organiziranja te vas usmjerava i osnažuje u potrebi za organiziranjem.
