Podižete li ili narušavate vašu reputaciju e-mail komunikacijom?

stvarati reputaciju

E-mail komunikacija jednako kao i komunikacija uživo ostavlja dojam o vama. I dok za onu uživo koristimo i govor tijela, kod pisane je jedino riječ ta koja nas predstavlja, pa je tako i veći rizik da nas pogrešno shvate.

Još kad uzmete u obzir da je nekad to jedini način komunikacije s klijentima, znači da će oni samo na temelju pisane riječi stvoriti sliku o vama.

Šest pogrešaka kod pisanja e-mailova koje stvaraju lošu sliku o vama

Karijerna trenerica i specijalist za vodstvo Shivani Bhagi je stoga navela šest pogrešaka koje stvaraju lošu sliku o vama, koje morate ispraviti kako biste podigli svoju reputaciju. Evo koje su to:

1. Osnovne pogreške u pisanju

Ponekad se svakome dogodi neki tipfeler, kojeg jednostavno ne vidimo. I on vam neće narušiti reputaciju, no ukoliko se neke pogreške javljaju često, to može utjecati na sliku o vama. Nepoznavanje materinskog jezika može dovesti u pitanje vaše obrazovanje i stručnost.

Kada pišete e-mail, prije slanja svakako ga barem još jednom pročitajte, a kako biste se riješili svih jezičnih nedoumica,  postoje korisne internetske stranice gdje možete provjeriti to.

2. Nedostatak strukture

Pripazite i da ne pošaljete nejasan e-mail u kojem primatelj poruke neće moći dešifrirati što zapravo želite i traži pojašnjenje, a to će osim loše slike o vama i usporiti obavljanje zadatka.

Zato obratite pozornost na naslov e-maila, jer već dobar naslov može pokazati što zapravo želite. Također, pripazite i na strukturu, koja će pokazati što zapravo želite ovim e-mailom postići. Ako možete, uključite i činjenice i brojke, kako bi bilo jasnije.

Dobar način je i da najprije istaknete rješenje, umjesto da prvo navodite problem, pa tek onda razrađujete to.  Na taj način primatelj poruke to neće shvatiti kao napad ili optužbu, već kao pomoć i želju za suradnjom.

3. Previše informacija i dugačke rečenice

Dobra struktura znači da pišete jednostavne i jasne rečenice, ali da to ne bude cijeli roman, jer tko ima vremena čitati dugačke e-mailove na poslu?! Mnogi će ga, odmah čim otvore i vide koliko je teksta u njemu, zatvoriti i upitno je hoće li ga kasnije ponovno otvarati…

Ako je nešto komplicirano i složeno, što duže trebate objašnjavati, možda e-mail nije pravo rješenje da to iskomunicirate. U tom slučaju, preporučuje se telefonski poziv ili sastanak uživo.

4. Neodređenost i premalo informacija

Ako mislite da će vam druga strana čitati misli i znati što ste zapravo htjeli reći (a niste!), to je zaista neprofesionalno s vaše strane. Osnovne informacije o imenima, datumima, nazivima proizvoda i slično obavezno uključite. Nemojte nagađati što bi oni trebali znati.

5. Uvijek uključivati „odgovori svima“ ili ih stavljati u kopiju e-maila

Razmislite kome zaista treba stići vaš e-mail i kome su potrebne informacije koje dijelite. Nema potrebe da uvijek uključujete „odgovori svima“ ili da uporno stavljate u kopiju e-maila i one kojih se određena poruka ne tiče.

6. Pogrešan ton

Pažljivo birajte riječi koje ćete koristiti u e-mailu jer se one ponekad mogu i pogrešno shvatiti.

Pazite kako ne biste ispali arogantni, uvredljivi ili neozbiljni, jer će ljudi tada izbjegavati komunikaciju s vama. Budite pažljivi i s velikim i malim slovima, jer netko velika slova može shvatiti kao da vičete na njega.

Poslana poruka se ne može obrisati i toga budite svjesni, stoga oprezno kod pisanja.

Foto: Pexels

Nema komentara

Komentirajte

Vaša email adresa neće biti objavljena.