Naučite odrediti svoje prioritete i na afirmativan način formulirati ispriku

Suvremeni ubrzani način života u opreci je s brojem sati koje imamo na raspolaganju tijekom dana, pa svaki put kad se prihvatimo neke obaveze, drugu automatski moramo odgoditi ili isključiti.

Zbog ograničenog vremena ponekad treba reći NE

Stoga, vrijeme koje imamo na raspolaganju moramo vrlo pažljivo rasporediti, a fokus našeg interesa trebao bi biti na onim najvažnijim obavezama i radnim zadacima. No, najčešća zapreka tome je naša želja da udovoljimo zahtjevima osoba koje nas okružuju ili pak zahtjevima kolega ili nadređenih na radnom mjestu. No, kako se ipak ne bi pogubili i našli u posvemašnjem kaosu, ponekad je ipak potrebno odrediti svoje prioritete te znati reći NE.

Iako nam se ponekad čini da ćemo na ovaj način uvrijediti osobe koje od nas nešto očekuju, zapravo ćemo postići suprotan efekt te svima dati do znanja, ali i samom sebi da smo sposobni donijeti ispravne i praktične odluke.

No, zašto se ljudi često u svojoj svakodnevnici susreću sa ovakvom dilemom? Odgovor je vrlo jednostavan i evolucijski je predodređen.

Naime, ljudski mozak neprekidno detektira moguće prijetnje ili opasnosti, pa kad se to i dogodi počinje ubrzano raditi i pripremati strategiju obrane. To je zapravo i omogućilo održanje ljudskih bića, taj obrambeni nagon.

No, ovaj se mehanizam aktivira i u sasvim bezazlenim situacijama, onima psihološke prirode, kada primjerice, doživimo nečiju ljutnju ili neugodan komentar. Mozak u trenutcima dok je uključen obrambeni mehanizam smanji aktivnost onog dijela koji je odgovoran za pažljivost i obazrivost, pa kad smo suočeni sa zahtjevima koje bi htjeli izbjeći, obično započinjem rečenicu sa „Žao mi je, ali ne mogu sudjelovati u sastanku“ ili „Žao mi je, ali ne mogu preuzeti taj projekt“ i slično.

Iako to zvuči ljubazno, rečenicu započinjemo s negativnim predznakom , bez obzira koliko je dobronamjerna s naše strane, pa time drugu osobu automatski stavljamo u stanje pripravnosti i uzbune. U takvom stanju, osoba kojoj je upućena takva rečenica, ne može biti velikodušna, suosjećajna i ne može razumjeti vaše prioritete.

Zato je jako važno naučiti kako na pozitivan način reći NE te ponuditi alternativno rješenje. Pozitivno NE, fraza je koju je prvi počeo koristiti suosnivač Harvardskog programa pregovaranja, William Ury, smanjuje intenzitet neugode i osjećaja prijetnje na način da o problemu razgovaramo afirmativno i angažirano. Pa tako je vrlo važno da se prilikom odbijanja nečijih zahtjeva držite ovih navedenih koraka.

1. Pristupite ljubazno i s razumijevanjem

Osobi koja vam dolazi s nekim zahtjevom pristupite ljubazno te s razumijevanjem i poštovanjem zahtjeva i obaveza koja se od vas očekuje. No, to je vrlo lako zaboraviti obzirom da smo zaokupljeni negativnim osjećajem jer ćemo nekog svojim odbijanjem razočarati.

 

2. Naglasite svoje prioritete

Zatim, umjesto da rečenicu započnete sa „Žao mi je…“, naglasite koji su vam trenutni prioriteti i zašto su vam važni i zanimljivi, a ako je moguće navedite razlog koji bi se ticao i osobe s kojom razgovarate.

 

3. „Žao mi je…“

Objasnite, da to na žalost, znači da ne možete izvršiti zahjeve koje se od vas traže. Dakle, sad je vrijeme da upotrijebite frazu „Žao mi je…“.

 4. Završite ljubazno i konstruktivno

Ako postoje mogućnosti da se zahtjev ipak na neki način obavi, ali bez da vas odvuče od prioriteta, navedite ga. Također, možete na kraju ljubazo izraziti nadu da će projekti osobe uspješno provesti.

Iste poruke s različitim efektom na raspoloženje

Autorica knjige „How to Have A Good Day“ i izvršna direktorica tvrtke Sevenshift, koja pomaže ljudima da poboljšaju poslovnu karijeru koristeći se spoznajama bihevioralne znanosti, Caroline Webb, iz vlastitog je iskustva na Business Insider navela primjer negativnog i pozitivnog NE.

Prvi e-mail prikazuje negativnu ispriku njenog suradnika, dok je drugi e-mail preformuliran tako da je isprika afirmativnog karaktera. No, smisao i značenje sadržaja isprike ostao je pri tome isti.

Negativno NE

“Draga Caroline, jako mi je žao, ali moram te obavijestiti da 23. lipnja moram ranije otići s posla. Imam vrlo važne privatne obaveze koje jednostavno ne mogu odgoditi, a to ujedno znači da već u 16 sati moram otići i ne mogu sudjelovati u planiranim aktivnostima do 18 sati. Uzet ću obzir ako smatraš da ova isprika nije dovoljno opravdana.”

No, nakon što je suradnik naučio tehnike pozitivnog NE, njegov bi e-mail bio napisan ovako:

Pozitivno NE

“Draga Caroline, unaprijed se radujem našoj suradnji na projektu zakazanom 23. lipnja. (Tu je iskazana ljubaznost i toplina). No, pišem ti jer sam upravo pozvan da na taj dan predvečer sudjelujem na bejzbol utakmici „očeva i sinova“. To je vrlo poseban događaj za mene i moj sina jer je to posljednja utakmica u kojoj će djeca i očevi sudjelovati prije upisa u srednju školu. Veselim se toj utakmici prije svega što ona simbolizira tinejdžerske godine u koje moj sin upravo ulazi. (Tu naglašava svoje prioritete) Jako mi je žao jer u našem zakazanom projektu neću sudjelovati do kraja te imam razumijevanja ako to za tebe nije dovoljno dobra isprika. (Pozitivno NE) Također, ako se slažeš mogu zamoliti Simona da me zamijeni, on je straučnjak na tom području. (Ljubaznost i alternativno rješenje)”

Sadržaj i smisao njegova pozitivnog NE bio je isti kao i u prvom konvencionalnom NE – odluka, objašnjenje i isprika, ali je ton ova dva e-maila potpuno različit. Prvi negativno utječe na raspoloženje čitatelja, dok je drugi pozitivan, snažan i čitatelju će podići raspoloženje.

Foto:123rf

PROČITAJTE JOŠ:

Komentiraj

Unesite svoj komentar!
Ovdje unesite svoje ime

Pročitajte više

Danijela Faraguna: U turizmu sitnice čine veliku razliku

Danijela Faraguna je oduvijek gajila strast prema turizmu, i kada je osjetila zasićenje na svom stalnom poslu, odlučila je krenuti u...