Scena je sljedeća: sjede neki vrlo važni ljudi. Raspravljaju o vrlo važnim temama. Papiri lete na sve strane. Hvataju ih u zraku rukama masnim od janjetine. Tu i tamo obrišu ruke o kravatu. Ne bilo kakvu, nego onu kakvu nose važni ljudi.
I sastanče. Sat. Dva. Tri. Napokon izađu, vidno umorni, blaženo siti i lagano dezorijentirani. Najvažniji među njima strogim glasom (jer važni ljudi tako govore) naredi tajnici da sastavi zapisnik sa sastanka. Sat vremena kasnije tajnica plače nad praznim papirom jer nema što zapisati. Mislim, bila je i ona na sastanku, trudila se hvatati bilješke, pratiti raspravu, ali – ništa. Nema što zapisati jer se ništa nije dogodilo. Bilo je priča o nekim podvizima, mudrovanja i nadmudrivanja, ali – ništa.
Sastanci su uvijek u modi
Sad ćemo malo putovati kroz vrijeme i ovu priču smjestiti u sadašnjost, nekih 50 godina kasnije. Važni ljudi su i dalje tu. Dizajn kravata se malo promijenio. Štoviše, zaluta i pokoji bez kravate. Nema više ni janjetine. Ništa ni za nabosti na vilicu. Sad je moderno voće, pa netko zagrize jabuku. Važna rasprava je u tijeku. Svi pričaju istovremeno. Bore se za riječ, nadglasavaju. Već imamo atmosferu kakva se viđa na stadionima kad je derbi.
Ali ne posustaju, viču li viču. Sitna asistentica (jer tajnice više nisu moderne) ubrzano tipka po računalu i hvata bilješke. Tipka u panici, a vidi da ništa što zapisuje nema smisla. Baš kao ni galama koja se oko nje odvija. Sa sastanka i dalje izlaze dezorijentirani, ovaj put zbog manjka kisika koji nije stigao do mozga od silnog truda da nadglasaju verbalnog protivnika. Asistentica plače, doduše nad računalom.
Sastanci su uvijek u modi. I uvijek su važni, s važnim ljudima. Onima koji ne bi ustali ni gasiti požar koji bjesni oko njih jer su, zaboga, na sastanku.
Današnji sastanci ipak su nešto moderniji od nekadašnjih. Traju kraće zbog ubrzanog ritma posla. I života. Ali kultura sastanaka uglavnom je ostala ista kao na početku priče. Žustre rasprave, herojski podvizi, istresanje emocionalnog tereta i pravilo: „Moj problem je najveći.“ Nema veze što je moj problem muha naspram slona o kojem nitko ne govori – moj problem je najveći. I sada svi morate slušati o tome. I zahtijevam hitno rješenje.
I tako, pet ljudi, pet muha. Imamo roj potpuno nebitnih problema o kojima svi pričaju istovremeno. Naravno, nakon sastanka svi izlaze frustrirani, bez osjećaja da su išta napravili. Mrze sastanke jer su gubljenje vremena. Naravno da jesu kad ih tako vodite.
Pročitajte više: Najvažnije je – zvati se menadžer? Ne. Evo par ideja o tome kako biti dobar šef
Što bi sastanci trebali biti
Sastanci bi trebali biti riznica dobrih ideja, mjesto na kojem rješavamo ključna pitanja, mjesto gdje pohvalimo uspjehe i zapitamo se zašto nešto nismo uspjeli. I mjesto i vrijeme.
Više se ne sastaju samo važni ljudi. Danas se sastaju svi. I svi su važni. Sastaju se timovi, uprave, kolege međusobno. Vrijeme provedeno na sastanku mora biti kvalitetno i ljudi trebaju izaći s osjećajem da su napravili nešto dobro. I da jedva čekaju sljedeći sastanak.
Kažete da je to nemoguće? E pa nije.
Stvar je vrlo jednostavna. Neki red mora postojati. Ako nemate cilj sastanka, nemojte se ni sastajati. Još jednostavnije – ako ne znate zašto se sastajete, opet se nemojte sastajati. Besmisleno je. Cilj sastanka mora biti poznat unaprijed i o njemu treba obavijestiti sve sudionike. Da se pripreme za razgovor.
Ono što se nekad zvalo dnevni red, danas se zove agenda. Bez obzira na naziv, suština je ista. Prije sastanka definirate sve teme o kojima ćete razgovarati. I opet, o tome obavijestite sve sudionike. Da se pripreme za razgovor.
Vrijeme je dragocjeno. Kad prođe, ne možemo ga vratiti. Zato buduće vrijeme planiramo pažljivo. Svaka minuta je važna. Ma, svaka sekunda. Zato unaprijed odredite koliko će sastanak trajati. I mora trajati toliko – ni minute duže. Čak ni sastanci najvažnijih ljudi ne bi trebali trajati duže od 90 minuta. I to samo ako zaista imaju o čemu razgovarati. Timski sastanci ne bi trebali trajati duže od 60 minuta. U idealnim okolnostima, kratki jutarnji sastanci traju 30 minuta. Sve preko toga postaje mudrovanje i rasipanje vremena kojeg ionako nemamo.
Priprema je ključ uspjeha
Na sastanak svi moraju doći pripremljeni. Priprema je ključ uspješnog sastanka. Ljudi koji dolaze nespremni ne poštuju ljude s kojima se sastaju niti njihovo vrijeme. U neka druga vremena za takve uvrede bacala se rukavica i zakazivao dvoboj.
Kad na sastanak dođete nespremni, svima poručujete: „Nije me briga ni za tebe ni za tvoje vrijeme.“ Ako ste unaprijed upoznati s temama sastanka, nema izgovora koji vas može spasiti. Omiljeni izgovor je, naravno: „Nisam stigao zbog operative.“ Operativa je vaš posao, baš kao i prezentiranje podataka koji se od vas traže. Dakle, pripremite se.
Na sastancima nema mudrovanja, ratnih podviga ni istresanja vlastitog emocionalnog ugljena. Na sastancima se iznose relevantni podaci, argumenti i činjenice. Ne mišljenja. Podaci, argumenti, činjenice. Mišljenje samo ako je relevantno za temu i ako ne postoji drugi način procjene osim subjektivnog dojma – što je rijetko.
Naglašavam, nema: „Ja sam mislio da…“, nego: „Podaci i brojke pokazuju da…“
To je možda i najteže jer smo svi ljudi i prirodno nam je iznositi mišljenje. Nekako više vjerujemo vlastitom dojmu nego podacima i brojkama. Ali zamislite situaciju u kojoj svi imaju svoje mišljenje i sva su različita. Čak potpuno suprotna. Kako se onda išta može riješiti? Nikako.
Kako se ne iznose mišljenja, tako se ni ne skreće s teme. Spartanski inzistirajte na temi sastanka. Ne hvatajte prečace i ne dopuštajte da one muhe ponovno polete. Ne upadajte u zamku: „Samo ću kratko.“ Nikako. Nije ni vrijeme ni mjesto za to. Imate temu – držite je se.
Zapisnik više nije problem
Na sastancima vrijedi pravilo: „Jedan govori, ostali slušaju.“ Nema govorenja svi u isto vrijeme. To ionako nije razgovor, a pogotovo nije konstruktivan. Za riječ se javite, kao političari (nije najbolji primjer, ali je praktičan). Govorite, po mogućnosti, mirnijim tonom. Ako vam se baš viče, lijepo na utakmicu, uz navijačke rekvizite, pa vičite koliko želite.
Kad uspijete provesti sve ove smjernice, zapisnik više nije problem. Ne epski opširan dokument, nego kratka lista s jasno navedenim temama, zaključcima, odgovornim osobama i rokovima. Ne scenarij za triler, nego film temeljen na stvarnim događajima.
Prvih nekoliko sastanaka po ovim pravilima neće biti lagano. Svi će se opirati svima i svemu. Nemojte odustati. Inzistirajte na pravilima i učinkovitim sastancima. Sve dok to ne postane prirodno i uobičajeno stanje.
I za kraj – svaki sastanak iskoristite da pohvalite neki zajednički uspjeh, da stvorite dobru i pozitivnu atmosferu. Pohvalite i pojedinca koji je napravio nešto dobro. Na krilima takve energije sastanak će puno lakše postati konstruktivan, a ljudi će iz njega izlaziti zadovoljni, ispunjeni i – jedva čekati sljedeći.
Piše: Enisa Selmanović – Salkić, Consultor
Foto: Magnific, privatna arhiva, Canva
