Poslovna komunikacija danas se najviše odvija putem elektroničke pošte i nezamisliv nam je dan u kojem ne odgovaramo na e-mailove. Međutim u posljednje vrijeme svi dobivamo previše e-mailova što nerijetko smanjuje našu učinkovitost. To se posebno odnosi na osobe na rukovodećim pozicijama, kao i na vlasnike tvrtki.
Pročitajte više: Evo kako možete smanjiti vrijeme provedeno na e-mailove i postati produktivniji!
Vodim se s ‘bitno, hitno i ostalo’!
Danas kad se poslovna komunikacija odvija putem e-maila nužno je savladati neke postavke kako bismo optimizirali svoje vrijeme, smatra nasljednica i direktorica Naftaline Matea Pirić.
“U pravilu svaka dva sata provjeravam pristigle mailove. Ako mogu vodim se principom ‘bitno, hitno i ostalo’. Ono što je bitno i hitno se odmah izdvaja, brzom pogledam “hitne” i odmah odgovaram. Bitne mailove notiram posebnim oznakama ili premještam u folder kojem pripadaju (vezano uz određenog klijenta, proces, situaciju) i to se rješava kao prioritet. Često su to nadopune informacijama i upiti u svrhu realizacije projekata. Ono što je u kategoriji ‘ostalo’ ostavljam za kraj dana i odgovaram. Nužno je naglasiti, da na svako obraćanje ili upit odgovaram, time iskazujući poštovanje prema pošiljatelju”, objasnila je Matea.
Koristeći opciju proslijedi i uključi, u Naftalini su smanjili pojedinačno prenošenje informacija kolegama, što se odrazilo na optimizaciju efektivnog radnog vremena. Unatoč tome što je e-mail jedan od imperativa u poslovanju, odličan je podsjetnik na dogovoreno, a često i dokazni materijal, s najbližim suradnicima se situacije najbrže rješavaju telefonskim pozivom. “Dvije minute telefonskog razgovora mogu zamijeniti i do 10 mailova”, istaknula je Matea.
Pročitajte više: Kako se nositi s nepristojnim poslovnim e-mailovima?
Odvojite privatni i poslovni mail
Poduzetnica Anđelka Strajher smatra da u baratanju mailovima nema previše mudrosti. “Imam odvojeni privatni od poslovnog e-maila i držim to u potpunosti odvojenim.”
Također, broj neželjenih mailova smanjuje tako da se unsubscribea sa svih lista koje ju ne zanimaju. “Dodatno sam si napravila foldere za različite kategorije te si u njih raspodjeljujem pristigle mailove dok ne dođe vrijeme da ih riješim. Sve ono što nije folderima odmah rješavam i odgovaram na to.”
Do kraja tjedno s mailovima moram biti na nuli
Serijska poduzetnica Kristina Ercegović također se zna susresti s previše e-mailova, ali ona se drži pravila da do kraja tjedna sva elektronička pošta mora biti riješena. “Ja uvijek u petak imam stanje nula. Ako ne do petka onda u nedjelju navečer jednostavno mora biti tako, to je odluka koje se držim.”
Naravno, i Kristina je morala napraviti malu organizaciju e-mailova kako joj nešto ne bi promaknulo. “Iz svakog maila si odmah stavim u plan/to do listu, ubacim u žrvanj i mail odložim u odgovarajuću tematiku. Inbox sam podijelila po projektima, temama i slično. Kad riješim jedan, idem na sljedeći. Ako sam nešto delegirala, isto si stavim u plan kome, dokad i ide u dio na čekanje/ili pratim.”
Pročitajte više: Emoji u poslovnim mailovima: Naučite što je prihvatljivo, a što nije!
Koje metode vam mogu dodatno pomoći?
Naše poduzetnice koriste zanimljive i uspješne metode, ali mi smo pronašli još nekoliko opcija koje možete iskoristiti kako biste povećali svoju učinkovitost i smanjili vrijeme potrošeno na elektroničku poštu.
Zatvorite svoj e-mail kada završite – Zatvorite aplikaciju ili prozor kad odgovorite na mailove. Notifikacija za svaki e-mail će vas dekoncentrirati. Stvorite rutinu provjere e-pošte svakih sat vremena, a u vremenu između toga potpuno izbjegavajte aplikaciju.
Otkažite pretplatu – Vjerojatno ste pretplaćeni na previše newslettera i većinu njih ni ne otvorite. Vrijeme da se maknite s popisa pretplatnika.
Koristite filtre, naljepnice i mape – Upotrijebite pravila i filtere za automatsko premještanje promotivnih e-mailova u mape. Ako vaša e-pošta to podržava, možete koristiti i oznake da sve organizirate. Zatim upotrijebite pravila za premještanje e-adresa iz različitih timova u relevantne mape, što olakšava praćenje (i upravljanje) važnim stvarima u pristigloj pošti. Iznenadit ćete se s koliko e-mailova ćete svakodnevno morati rješavati.
Nemojte koristiti opciju CC kad ne trebate – Dobro razmislite zašto šaljete e-poštu i tko je mora primiti i nemojte dodavati ljude u razgovor ako to stvarno ne trebaju znati. Uštedjet ćete vrijeme, jednom kada članovi tima počnu usvajati slične pristupe, svima će se smanjiti razbacivanje pristigle pošte.
Prestanite slati e-poštu za sve – Prestanite slati elektroničku poštu za sve. E-pošta je sjajna, ali za brze razgovore u stvarnom vremenu bolje vam je koristiti aplikaciju za timski chat.
Foto: Unsplash/ Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk, Privatna arhiva, Željko Jelenski
